Managers, comment gérer vos priorités ?

Dans la vie d’un manager, il arrive souvent un moment où le bureau déborde de dossiers. Les retours de vacances sont un exemple flagrant de cette surabondance de tâches.

En effet, pendant que vous sirotiez des Pina Colada sur la plage, certains de vos clients, vos supérieurs ou bien encore vos collaborateurs ont lâchement profité de ce moment de calme et d’apaisement pour vous préparer un retour sympathique. Rien de mieux pour se remettre dans le bain.

Faire l’inventaire

Gérer ses priorités, c’est avant tout être capable d’analyser chaque tâche et chaque action. Il est nécessaire pour cela de bien se représenter l’ensemble des dossiers en cours.

Il est tentant de prendre sa boite mail et de simplement traiter au fur et à mesure les demandes en allant de la plus ancienne à la plus récente (ou l’inverse selon les gouts). Tentant mais… Pas vraiment efficace.

La première étape à réaliser dans ces moments ci, est de faire l’inventaire de ce qui nous attend. N’hésitez pas pour cela à prendre des notes et à lister l’ensemble des tâches. L’important est d’identifier l’ensemble des dossiers ou problématiques qui vont nécessiter des actions.

Ensuite, je vous conseille une méthode simple et rapide pour relancer la machine en douceur.

Prioriser les priorités

Une méthode intéressante est de classer l’ensemble des actions suivant deux critères principaux.

Voici les deux questions à se poser :

  1. Est-ce important ?
  2. Est-ce urgent ?

Soyez honnête avec vous même. Certaines tâches peuvent sembler urgentes ou importantes, mais vous devez les considérer sous un angle d’efficacité et de retours présumés.

J’en ai par dessus la tête, donc… Ces actions vont elles me rapporter plus de clients ? Ces actions vont elles développer mon chiffre d’affaires ? Ces actions vont elles me permettre d’atteindre mon but ?

Regardez cet ensemble de tâches au regard de vos objectifs, et accordez leur l’importance et l’urgence nécessaire.

Ensuite, vous pouvez vous représenter cet ensemble d’actions sur une matrice à deux entrées (urgence et importance).

Nous pouvons donc considérer quatre types de tâches :

  • Urgent et important : Là, pas d’échappatoire, vous devez les traiter personnellement.
  • Urgent mais pas important : Etre manager, c’est disposez de ressources. Alors allez-y, utilisez les et par le même biais, valorisez les. En un mot : déléguez. Vos collaborateurs sont aussi là pour ça.
  • Important mais pas urgent : Planifiez vos interventions et vos tâches à venir. Il n’est pas urgent de vous lancer dedans tout de suite, mais prévoyez les moments et les jours où vous travaillerez ces éléments.
  • Pas important et pas urgent : Ne perdez pas votre temps, jetez. Vous pourrez toujours revenir dessus par la suite, mais pour le moment, il ne s’agit en aucun cas de vos priorités. Cela peut changer, c’est vrai… Mais pour l’instant : non.

Voilà, j’espère que ce petit article vous permettra d’appréhender votre rentrée plus sereinement.

Bon courage !

N’hésitez pas à réagir à cet article dans les commentaires en proposant vos méthodes personnelles pour gérer les priorités.

Source : Immolance